פרילנסרים ממליצים: 7 כלים פשוטים לשיפור היעילות שלכם

בין אם זו טבילתכם הראשונה בשוק העצמאיים ובין אם אתם מתהלכים עצמאיים בשטח מזה זמן מה, אף פעם לא יהיה מאוחר להסתייע ביישומים וכלים מקוונים שעשויים לשפר את יעילות העבודה שלכם, ובאופן כללי יאפשרו לכם להיות הרבה יותר אפקטיביים וחסכוניים בזמן.  

אם תעשו חיפוש זריז בגוגל אחר פתרונות שמיועדים לשפר את כל מערך העבודה שלכם, תמצאו מבחר והיצע עצום. אך גם כאן חשוב לבחור בקפידה ולא ללכת לאיבוד, שימוש יתר בכלים ויישומים עלול ליצור בעיה הפוכה ולפגוע ביעילות העבודה. אם כן, הנה 7 יישומים פשוטים ונוחים שישדרגו את היעילות שלכם כעצמאיים.

G Suite

טוב, מי לא שמע על גוגל?! חברת ענק שחוללה מהפכה, בזה אין ספק. רוב האנשים נעזרים בגוגל כמנוע חיפוש ודואר אלקטרוני, אך גוגל מציעה לנו הרבה יותר. אם התחלת לעסוק כפרלינסר מומלץ לך להיעזר ב-  G Suite שמציעה ערכת כלים גדולה, חינמית ובעיקר קלה ואינטואיטיבית לשימוש. מדובר בגרסה מקיפה יותר של Microsoft Office שמשתלבת בצורה משולמת בכל מערכות ההפעלה, יש בה אוסף של תוכנות כגון: Drive, Docs, Slides, Sheets, Voice ויישומים רבים נוספים.

Slack

סלאק היא אפליקציה שמאפשרת העברת הודעות מידיות ושיתוף קבצים בזמן אמת. סלאק התחילה את דרכה ככלי צ'אט פנימי במהלך פיתוח משחקי וידאו ועם הזמן גדלה והפכה לפורטל תקשורת פופולרי ומבוקש מאוד שמתחרה בדוא"ל. עבור פרילנסרים מדובר בכלי יעיל במיוחד משום שהוא צובר מספר ערוצי לקוחות בפלטפורמה אחת שניתנת לחיפוש. היישום מספק דרך מהירה וקלה להעלות מסמכים והודעות, להבדיל מהפורמליות והאיטיות שקיימת בדוא"ל.

Asana

אסאנה היא מערכת ניהול משימות אינטרנטית שמסייעת למשתמשים לעקוב אחר משימות ותאריכי יעד בטבלה שיתופית. אסאנה מסייעת למנהלים רבים להקצות משימות לצוות העובדים, לקבל התראות בכל מה שקשור להתנעת עבודה ולסיום פרויקטים במועד. מערכת הניהול של אסאנה מאפשרת גם לשלב אפליקציות אחרות בתוכה, ויש כמובן גם מערכות אחרות שיכולות לשמש אתכם, חיפוש קצר בגוגל יגלה לכם כמה חלופות נהדרות קיימות.

Invoice 4 U

כמעט כל פרילנסר מסתבך כשהוא מתחיל להתעסק בכל מה שקשור להנהלת חשבונות ומיסים. היעדר מעקב כלכלי נכון על תזרים כספים וניהול חשבונות מהימן יכול לגרום לאיום ממשי על העסק שלכם. לכן ההמלצה הגורפת היא לעשות שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות שתקל עליכם גם את הפקת הדוחות להנהלת החשבונות, את חישוב המע"מ וכמובן את הפקת החשבוניות ללקוחות. התכונות השונות כמו Invoice 4 U הן לא חינמיות, אבל הזמן והאנרגיה שהן יחסכו לכם שווים כל שקל.

טוגל

טוגל הוא אפליקציה שחלק מהפונקציות שלו נזהה גם במערכת ניהול של אסאנה, אך הדגש בטוגל הינו על זמן ולא על ביצוע משימות. טוגל מאפשר לך לעקוב אחרי הזמן שלך, הוא מותאם לשימוש ישירות באתר האינטרנט, כיישום בנייד, במחשב או כתוסף דפדפן עבור Chrome. טוגל מאפשר למשתמשים לעקוב אחר פרויקטים ולקוחות באמצעות גשש זמן אינטראקטיבי או באמצעות הזנת נתונים ידנית. הוא משתלב עם מספר יישומים וכלים, כולל אלו שהוזכרו לעיל: G Suite, Asana או Slack. טוגל מציע גרסת חינם של עד חמישה אנשים בצוות ואנחנו כידוע, אוהבים חינם!

דרופבוקס

דרופבוקס הוא עוד יישום אחסון פשוט ונוח לשמור קבצים שלכם בענן. פרילנסרים יכולים להיעזר בדרופבוקס ככלי שמקל על חלוקת קבצים בשיתוף לקוחות איתם אתם נוהגים לעבוד בשגרה וכו'. מדובר ביישום חינמי, ועבור אחסון ויכולות שיתוף גדולות יותר, תתבקשו לשלם.  

פרילנסרים מקבלים תשלום דרך Paypal

בימינו, פייפל היא אחת הדרכים הקלות ביותר לשלם ולקבל כסף באמצעות האינטרנט. מומלץ מאוד לכל פרילנסר להירשם ל – Paypal שמסתנכרנת עם חשבון הבנק שלכם, ובאמצעות כתובת דוא"ל המשויכת ישירות לחשבון הבנק תוכלו לקבל כסף או להעביר. יצירת חשבון ב- פייפל הוא בחינם, אך לעיתים יגבו דמי עלות מעל גובה סכום מסוים או בעבור כמות נמענים גדולה. אם יש לכם בסיס לקוחות גדול, ייתכן שתרצו לשקול חשבון PayPal Business.

נסכם שכל מנעד הכלים הנ"ל מטרתם להקל ולייעל את העבודה שלכם כעצמאיים, במידה ותתקעו על אחד הכלים יתר על המידה ייתכן שהוא לא באמת משרת אתכם ואז פשוט תמשיכו הלאה, אך מה שבטוח זה שכל הכלים והיישומים משתלבים יחד ויוצרים עבורכם סביבת עבודה הרמונית ופרודוקטיבית שבסופו של יום תחסוך מכם גם זמן וגם כסף!