מכתב המלצה מוצלח – טיפים חשובים לכתיבה נכונה

אם אתם מעוניינים לסייע לעובד שסיים עבודתו בחברתכם למצוא מקום עבודה חדש בהקדם, אתם יכולים לסייע לו באמצעות כתיבת מכתב המלצה חם. בעוד מכתבי המלצה לא תמיד מתבקשים על ידי מראיינים – מכתב המלצה חם ורשמי עשוי לסייע לעובד שלכם לא רק להתקבל לעבודת החלומות שלו, אלא גם לזכות בעמדת מיקוח טובה יותר בגין תנאי העבודה. איך כותבים מכתב המלצה איכותי?

מכתב המלצה הוא מכתב שמייצג גם את הארגון שלכם

אל תשכחו – כשאתם כותבים מכתב המלצה לעובד שלכם, מנהל ההשמה שיקבל אותו יתרשם מהארגון שלכם בקריאת המכתב. על כן, קחו את הזמן לנסח את המכתב בבהירות, במקצועיות, בלבביות בדיוק ברמה הראויה ובאנושיות. מכתב המלצה ייצוגי, נעים לקריאה, ברור במסר שלו ומקצועי בנראות שלו – ישרת גם את הארגון שלכם ויותר רושם חיובי. הנה כמה דברים שכדאי להקפיד עליהם במכתב המלצה שייצג את הארגון שלכם נאמנה:

• כתבו את מכתב ההמלצה מעל נייר החברה, תוכלו לשלוח אותו לעובד בפורמט PDF על מנת למנוע ביצוע שינויים בו.
• הקפידו על שפה נאותה לכל אורך המכתב, כולל פתיח מכובד (כולל תאריך כתיבת המכתב) וחתימה הכוללת את תאור התפקיד שלכם וחתימה אישית
• התנסחו בבהירות ובמקצועיות במכתב, ואל תתפתו לניסוחים מעורפלים או לא מקצועיים

נקודה חשובה נוספת שחשוב לציין כעת, היא שהיכולת שלכם לציין את הנקודות לחיוב של העובד שלכם, מציגה גם את הארגון שלכם באור חיובי. על כן, קחו רגע לחשוב על ניסוח מכתב המלצה חיובי ונעים, שייטיב עם העובד שלכם לשעבר וישדר את המסר המיתוגי המתאים גם לארגון שלכם.

מכתב המלצה טוב הוא רשמי בדיוק במידה

במכתב המלצה מקצועי תמצאו תיאור קצר (בן 100 – 200 מילים) על מאפייני העובד ותיאור עבודתו בארגון. זה יתחיל ממשפט קצר שיתאר את התפקיד ותחומי האחריות של העובד בארגון, וימשיך דרך תיאור אופן העבודה שלו, משהו כמו "XXX ביצע את תפקידו באחריות ובאמינות" וכולי. אין טעם לחפש ניסוחים מסתייגים, כאלה שיותירו את הקורא לא בטוח אם הוא הבין מה שניסיתם להגיד באמת – וגם אין טעם בהשתפכויות אישיות בנוגע למצוינותו של העובד, כאלה שעשויים לפגוע באמינות העובד ובוודאי לא יותירו רושם מקצועי מאוד על הקורא. בחרו בניסוחים אובייקטיביים, ציינו עובדות, כתבו שתקופת עבודתו של העובד בארגון היתה מוצלחת ושאתם מאחלים לו הצלחה רבה בהמשך – והימנעו מהתנסחויות מעורפלות או מחמיאות מדי.

שקלו הוספת פרטי התקשרות בתחתית המכתב

אחד המאפיינים המוסיפים אמינות רבה למכתב ההמלצה הוא תוספת שורה בסיום המכתב, שתזמין את קורא המכתב ליצור עמך קשר טלפוני להמלצה בעל פה. כמובן, שבעניין פרסום מספר הטלפון של הממליץ במכתב ההמלצה, מומלץ לשקול את העניין, ולפרסם את מספר הטלפון במשרד בלבד. סביר שאיש לא יתקשר אליכם באמת, וחשוב לדעת כי העובד יוכל לציין את מספר הטלפון שלכם בארגון גם אם לא יופיע במכתב ההמלצה שלו – וביחד עם זאת, פרסום מספר הטלפון שלכם המשדר את מוכנותכם להמליץ על העובד גם טלפונית, מגביר משמעותית את האמינות הנתפשת של כל מה שכתבתם במכתב ההמלצה של העובד.

מכתב המלצה חם עשוי לשמש נגדכם

חשוב לדעת, כי מכתב המלצה חיובי עשוי להוות כלי בידי העובד לטעון כי לא היתה עילה לפיטוריו. במקרים של עובד מריר, אשר פוטר והוא אינו שלם עם הפיטורין – אנחנו ממליצים להימנע מכתיבה אשר תותיר בקוראי מכתב ההמלצה את הרושם שהעובד תפקד ללא רבב. מומלץ להתייחס לסיבת העזיבה של העובד כבר במכתב, אם זה אפשרי.