יש לך עסק משלך? 9 טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן

זה ממש לא סוד שעסקים רבים נסגרים מדי שנה, ולמרות שיש שפע של יזמים שמקימים עסקים חדשים כמעט מדי יום – חלק גדול מהם מתכננים עסק אחר בתוך זמן קצר. יש גם מי שירימו ידיים ויגלו (מחדש) מה זה להיות שכיר. אלא שגם היזמים המצליחים ביותר חווים כישלונות ועושים טעויות. כל שנותר לנו הוא רק ללמוד מהן, והנה הטעויות המשמעותיות ביותר.

1 – אתם לא מאצילים סמכויות

אם יש משהו שמשותף כמעט לכל עצמאי באשר הוא, הרי שזהו הקושי בהאצלת סמכויות. אתם סומכים על עצמכם בלבד, אתם בטוחים שאתם יודעים בדיוק מה ואיך כל דבר צריך להיעשות ואתם גם משוכנעים שמדובר בחיסכון משמעותי בעלויות שלכם. כך אתם מוצאים את עצמכם על תקן מנהלי החשבונות, נציגי שירות הלקוחות, אנשי השיווק ואפילו שליחי הדואר. הבעיה היא שהעסק שלכם ממש לא יכול לגדול כשההנהגה שלו מתמודדת עם משימות שאין לה באמת צורך להתמודד איתן. אם כן, נסו להעביר חלק מהמשימות שלכם הלאה. כשאתם עושים את זה באופן עקבי אתם מפנים לעצמכם זמן (ואנרגיות) לניהול העסק. תוך זמן קצר תגלו שאתם יעילים יותר, וגם אם עדיין תעשו דברים שאתם לא ממש אמורים לעשות – עדיין יתפנה לכם זמן חשוב ויקר.

2 – עדיין לא גיליתם מערכות לניהול מידע

יכול להיות שאתם זוכרים בדיוק מה אתם צריכים לעשות, וסביר להניח שזה נכון ברוב המקרים. זה פחות נכון כשמשימה נופלת בין הכיסאות או כשלקוח מחכה לשיחה שלא מגיעה, להצעת מחיר ששכחתם לשלוח או לשירות שלא סופק בזמן. אם כבר האצלתם סמכויות (בעקבות הסעיף הקודם) אתם גם צריכים למצוא דרך לדעת מה עושים חברי הצוות, ואם עד היום המחברת הייתה החברה הכי טובה שלכם הגיע הזמן שתגלו את מערכות ניהול המידע. יש כמה וכמה מהן, ואתם רק צריכים לגלות מה נוח יותר עבורכם כדי שתוכלו לנהל משימות, לטפל בלקוחות ולשמור על המידע טוב יותר. ככל שתקדימו לעשות את זה – עדיף.

3 – אין אצלכם מומחים בעסק

יש לכם כמה עובדים בשלב הזה אבל כולם עושים הכל, ובאופן כללי נראה לכם שזה דווקא חיובי. המצב הזה די הגיוני בהתחשב בשיקולי העלות, לפחות בראשית הדרך, אבל האמת היא שזה המצב הכי לא-יעיל ולא-חסכוני עבור העסק. אם יש לכם שני חברי צוות שמטפלים גם במדיה החברתית וגם בשירות הלקוחות זה הזמן לגלות מי טוב יותר בכל אחת מהמשימות הללו. בחרו מומחה למדיה חברתית ומומחה לשירות, וגם מומחים בתחומים נוספים כמו שיווק, הנהלת חשבונות או שירותי אדמיניסטרציה. לכולנו יש כישורים ייחודיים ואם תדעו להתמקד בהם תרוויחו מהם הרבה יותר, ותחסכו מעצמכם לא מעט טעויות בדרך.

4 – אתם לא מתאמים ציפיות עם הלקוחות

ככל שהזמן עובר והעסק גדל אתם ממשיכים לספק שירות ללקוחות שלכם, למרות שיש חלקים גדולים מהפרויקטים שאתם ממש לא עושים בעצמכם. הלקוחות לא יודעים שאתם לא מנהלים את דף הפייסבוק בעצמכם והם לא יודעים שאתם לא אלה שמכינים את המצגת השיווקית. מאחר ואתם אלה שנמצאים בחזית ומשוחחים עם הלקוח כדאי שתתאמו ציפיות טוב יותר ובעיקר כדאי שהם יבינו שאתם לא מטפלים בפרויקט שלהם לבדכם. במקום לדבר בגוף ראשון יחיד (אני) התחילו להתייחס לעצמכם ברבים (אנחנו).

דרך אגב, תיאום הציפיות חשוב אפילו יותר בתיאום לוחות זמנים, ובוודאי אם אתם עובדים לבד. אם הלקוח מצפה לקבל שירות בתוך שלושה ימים אבל עומס הפרויקטים שלכם ממש לא מאפשר עמידה בדדליין כזה, רצוי להגיד ללקוח מראש. הציעו לו לוח זמנים רלוונטי ותנו לו להחליט אם הוא מוכן להתמודד איתו. הדרך הזו עדיפה (גם אם תאבדו הזמנה) על פני מצב שבו תעניקו שירות שאיננו איכותי או תאחרו בהגשה.

5 – אתם לא מבקשים פידבק מהלקוחות

העסק שלכם ממשיך לצמוח ומי ששומר על קשר הלקוחות זה דווקא לא אתם – אלא העובדים שלכם. זה דווקא הזמן שבו אתם צריכים להיות קצת יותר עקביים ולשמור על קשר אישי עם הלקוחות, לפחות כדי לוודא שהם מקבלים את השירות שהם מצפים לקבל, שהכל מתבצע לפי התכניות ובעיקר שאין להם תלונות או בעיות שדורשות טיפול כדי למנוע מהם לנטוש את הספינה.

6 – אתם לא מעריכים את העובדים באופן רשמי

בארגונים גדולים נהוג לקיים שיחות הערכה תקופתיות אבל אתם, כבעלי עסק קטן, לא ממש מרגישים את הצורך לעשות את זה. כשיש לכם משהו להגיד אתם אומרים אותו, ובמקרים רבים התקשורת הזו מתנהלת באמצעות הדואר האלקטרוני. הבעיה היא שאתם עושים את זה בזמן שהעובדים עסוקים בפרויקטים, וכל מה שאתם באמת מצליחים לעשות זה להפריע להם בזמן העבודה. אם יש לכם רעיונות הכינו רשימה ושלחו אותה מדי שבוע, וכשאתם רוצים לתת פידבק (לטוב או לרע) קבעו מועדים ברורים לשיחות מהסוג הזה. גם העובדים יידעו למה לצפות, ומתי.

7 – אתם לא מקיימים מספיק פגישות פנים אל פנים

מפגשים עם הלקוחות או עם העובדים, ואפילו עם השותפים שלכם, מתקיימים רק פעם בשנה במקרה הטוב. רוב הזמן אתם מתכתבים במיילים או בווטסאפ, ובעידן שבו שיחות הטלפון כבר זולות יותר – יכול להיות שאתם גם מנהלים שיחה מדי פעם (והיא מסתיימת במילים "תשלח לי את הכל במייל"). אלא שהקשר האישי חשוב מאוד, ואם אתם נפגשים רק פעם בשנה יש סיכוי לא רק שבמועד הקרוב יהיו משתתפים שלא יוכלו להגיע כלל.

8 – אתם רודפים אחרי רעיונות שלא יוצאים לפועל

יש אנשים שהוגים אינסוף רעיונות. הם מזהים בעיה ומיד מעלים שפע של פתרונות יצירתיים, אבל כשזה מגיע לעסק שלהם הם לא ממש מתכננים ובטח שלא מבצעים. יכול להיות שאתם קופצים על הזדמנויות בלי לעצור, לחשוב ולחשב את המחיר (ואת התועלת הפוטנציאלית). אולי אתם בכלל לא מוציאים לפועל והרעיון שלכם מעלה אבק למרות שיש לו דווקא פוטנציאל אדיר.

בקיצור, זה הזמן לפנות את הזמן הדרוש לכם. בחנו את הרעיונות, שקלו את החלופות, גלו כמה זה יעלה לכם ומה הרווח שתוכלו להניב מכל מהלך. האם הרעיון שלכם יכול להפוך למוצר שהלקוחות באמת צריכים? מה המחיר שתצטרכו לגבות כדי להניב רווחים והאם המחיר הזה באמת רלוונטי לקהל היעד שלכם? אולי לא ואולי תעשו טעויות, אבל גם יש סיכוי לא רע שהתשובה היא כן, לפחות בחלק מהמקרים.

9 – אתם לא מתחרים מול האנשים הנכונים

בראשית הדרך ערכתם ככל הנראה סקר שוק קצר. למדתם מי המתחרים שלכם ופיתחתם אסטרטגיות ותכניות עבודה בהתאם. אלא שיש סיכוי לא רע שאתם מתמקדים ביריבים הלא נכונים. אם אתם פועלים בתחום השיווק הדיגיטלי הרי שהמתחרות שלכם הן לא חברות הפרסום הגדולות אלא דווקא העסקים המקומיים, אלה שמרוויחים הרבה פחות, גובים מחירים נמוכים יותר (כמוכם) ופונים לקהל יעד זהה (פרטי או עסקי).

אז נכון, תמיד תעשו טעויות וזה חלק מהעניין, אבל יש גם מצבים שמהם כדאי לנסות להימנע, עד כמה שאפשר.